○八潮市公文例規程
昭和51年6月1日
規程第3号
(目的)
第1条 この規程は、本市の公文書の例式及び文体等の基準を定め、円滑な行政事務の執行とその能率的な運用を図ることを目的とする。
(公文書の定義)
第2条 この規程で「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき、議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき、市長が制定するもの
(2) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令の定める事項又は処分、決定等で公示する必要があると認める事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 条例、規則及び告示以外で、管内一般又はその一部に公示するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 上級者が、下級者に対し、職務上発する命令で公表するもの
イ 訓 上級者が、下級者に対し、職務上発する命令で公表しないもの
エ 達 職権に基づき、特定の個人又は団体に対して、特定の事項を指示し、又は命令するもの
オ 指令 個人、団体、法人等からの申請、願い出等に対して指示し、又は命令するもの
(4) 賞状 表彰状、感謝状、契約書、議案書、証明書その他これらに類するもの
(5) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関又は個人、団体等に対して問い合わせるもの
イ 回答 職権に基づき、照会又は依頼に対し、答えるもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して、意見を述べるもの
オ 申請又は願 上級庁に対して、許可、認可、補助等を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請(願)書、報告書その他の書類を上級庁に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 職権に基づき、特定の行政機関又は個人、団体等に対し、一定の事実又は意思を知らせるもの
ク 報告 事務の状況その他について、上級者又は官公庁に報告するもの
ケ 依頼 行政機関又は個人、団体等に対し、一定の事実を頼むもの
コ その他協議し、請求し、督促し、伝達し、又は届け出るもの
(用字、用語及び文体)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語及び文体については、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語は、なるべく用いず、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。ただし、日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び堅い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) 曖昧な言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
(7) 文体は、条例、規則、議案、専決処分、告示、訓令及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。
(8) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(9) 内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
3 名宛人に付ける敬称は、原則として「様」を用いる。
(平3訓令7・全改、平22訓令6・平28訓令4・一部改正)
第4条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 法令の規定より縦書きと定められたもの
(2) 他の官公署が縦書きと定めたもの
(3) 賞状、祝辞その他これらに類するもの
(4) その他総務部総務課長が特に縦書きと定めたもの
(平4訓令7・平14訓令4・平21訓令4・平28訓令4・令5訓令1・一部改正)
第5条 公文書の形式等については、おおむね別記の基準による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成3年訓令第7号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成4年訓令第7号)
この訓令は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第4号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第4号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年訓令第4号)
この訓令は、令和元年5月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(平31訓令4・一部改正)
