2　文書等は、情報公開制度の趣旨にのっとり、適切に管理しなければならない。

3　文書等は、個人情報の保護に留意して適切に管理しなければならない。

4　文書等は、原則として、文書管理システムにより管理するものとする。

2　総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に処理するため、主務課長に対し、必要な指導をすることができる。

3　総務課長は、文書事務の実態について必要な調査をし、主務課長に対して報告を求めることができる。

2　主務課長は、八潮市情報公開条例(平成13年条例第24号)の規定による情報の公開・非公開の区分を定めなければならない。

2　文書収受責任者は、課長の命を受け、当該課における次に掲げる文書事務を管理する。

2　総務課に到達した文書等は、原則として開封しないで主務課に配布する。

3　書留郵便物、配達証明等の郵便物は、特殊郵便物取扱簿(様式第7号)に所要事項を記載し、主務課に配布する。

4　2以上の課に関係ある文書等は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

5　郵便料金の未払若しくは不足の文書等又は物品が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は総務課長が収受することが適当であると認めたときに限り、その未払又は不足料金を支払って収受するものとする。

2　審査請求等で収受の月日が権利の得喪に関係あるものは、第1項に定める手続のほか、当該文書の欄外に受付の時間を明記し、その部分に取扱者が認印し、封筒はこれに添付するものとする。

3　第1項の規定により収受した文書等は、第12条に規定する文書管理システムによる収受登録を行うものとする。ただし、次に掲げる文書等については、これを省略することができる。

4　前項の規定にかかわらず、課の個別事務で特定の台帳、受付簿等を用いることが適当であると認められるものは、当該課長等が定める台帳、受付簿等を用いることができる。

5　各課に配布され、又は到達した文書等の中に当該課の所掌事務に属さない文書等があった場合には、当該文書等を次に定めるところにより転送し、又は返付するものとする。

6　職員が出張先等において受領した文書等は、速やかに主務課に回付しなければならない。

2　前項の規定により受領した電子文書は、次条に規定する収受登録を行うものとする。ただし、第9条第3項各号に掲げる文書等にあっては、これを省略することができる。

3　第1項の規定により受領した電子文書は、その内容を出力し、紙に記録したもので、収受の処理をすることができる。この場合において、出力した文書等の処理は、第9条の規定を準用する。

4　前項の規定により出力した文書の元となった電子文書は、別表第1又は別表第2に定める保存年限の基準に基づき保存するものとする。

2　総務課は、総合行政ネットワーク文書を収受した場合は、電子署名を検証したうえで収受し、主務課に転送する。

2　文書等の供覧は、原則として、文書管理システムで行う。ただし、電磁的記録でない文書が大量である等の理由により電子文書に変換し難い場合は、文書管理システムから出力した用紙を添付して行うことができる。

3　主務課長は、文書等を閲覧し、必要があるものについては処理の方針を主務係長に示して、速やかにその処理をさせなければならない。

4　主務課長は、重要又は特に指示を必要と認められる文書等については速やかに上司に供覧し、指示を受けるものとする。

2　前項の規定により難いものについては、文書管理システムに所要事項を登録し、文書管理システムから出力した用紙を添付し、紙決裁(紙文書により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。)により行うことができる。

3　紙決裁起案する場合には、原則として、起案用紙(様式第9号)により行うものとする。ただし、次の各号に掲げる起案については、当該各号に定めるものを用いて行うことができる。

4　起案に当たっては、起案の理由、経過の概要等の説明事項を記載し、必要な書類を添付し、必要に応じて参考となる資料を添付するものとする。

5　緊急の処理を要するものその他特別の取扱いを必要とするものは、その旨を表示するものとする。

6　文書等の用字、用語、文体、書式等については、八潮市公文例規程(昭和51年規程第3号)の定めるところによる。

2　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、相互に協議して調整するものとし、なお調整ができないときは、意見を付しておかなければならない。

3　電子決裁起案における関係部課の承認は、紙決裁起案における合議とみなす。

2　起案の内容が、秘密を要するもの又は特に慎重な取扱いを要するものは、主務課長その他主務課長が指定する者が持ち回る方法により回議又は合議するものとする。

3　八潮市事務決裁規程(昭和49年規程第10号)の定めるところにより代決又は後閲をするときは、次に掲げる方法によるものとする。

4　紙決裁起案に係る起案文書の修正の場合は、原則として赤色を用いて行うものとし、内容の重大な変更を伴う修正については、当該修正部分に修正者が押印するものとする。

5　起案文書の内容について、回議又は合議の結果重大な修正が行われたとき、又は廃案となったときは、主務課長は、回議又は合議を終えた関係者にその旨通知しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合においては、文書番号を省略することができる。

2　第15条の2の規定により電気通信回線を利用して発送する電子文書は、公印の押印に代えて、当該電子文書に電子署名の付与を受けなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、公印の押印又は電子署名の付与を省略することができる。

2　文書取扱責任者は、総務課において文書を発送する場合は、総務課長が指定する時刻までに発送する文書を総務課に送付しなければならない。

3　発送文書のうち、親展文書又は書留、速達その他特殊郵便物とする扱いのものについては、主務課において発送する。

4　文書等を発送しようとするときは、主務課において文書管理システムに所要事項を記入するものとする。

2　電子文書に電子署名を付与して発送する場合及び総合行政ネットワーク文書を発送する場合は、施行文に当該決裁文書を添えて、総務課に回付し、これを行うものとする。

2　各課に共通する文書等は、共通文書分類表(別表第1)に従い保管しなければならない。

2　ファイル責任者は、主務課長の命を受けて次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

3　係にファイル担当者1人を置く。

4　ファイル担当者は、ファイリングシステムの維持管理について、ファイル責任者を補佐する。

2　現年度文書及び前年度文書の引き出しの使用区分は、原則として現年度分は上2段、前年度分は下1段とし、引き出しラベルは、現年度は白、前年度は青をもって色別表示する。

3　文書等は、執務中を除いては、自己の手元においてはならない。

4　当日中に処理の済まない文書等は、職員ごとの懸案フォルダーに収納し、常に文書等の所在を明らかにしておかなければならない。

2　主務課長は、毎年3月31日までに確定した基準表を3部作成し、1部を保管し、2部を総務課長に提出するものとする。

2　文書等の保存年限は、別表第2に定める基準に基づき、主務課長が定めるものとする。

2　総務課長は、引継ぎを受けた個別フォルダーごとに保存年限及び整理番号を記入し、保存年限別の保存箱に移換えするものとする。

3　総務課長は、前項の移換えをした文書等(以下「保存文書」という。)を、保存年限別及び整理番号順に整理し、書庫に収納する。ただし、総務課長が特に必要と認めたときは、別に収納することができる。

2　保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。

3　第1項の規定により保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をする場合においては、当該保存文書について、これの全部又は一部を抜き取り、取り替え、添削し、又は転貸する等をしてはならない。

2　文書管理システムによる処理を行っていない電子文書を保存しようとするときは、当該電子文書の内容に応じた記録媒体に記録して整理、保管及び保存しなければならない。

3　主務課長は、前項の電子文書の保管に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ、当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。

2　主務課長は、完結した文書等について保管又は保存の必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、主務課長は、文書の保存年限の満了に当たり、当該文書をその保存年限を超えて保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後に、これを更に延長しようとするときも、同様とする。

2　前項の場合において、総務課長は、同項の期間が経過した旨を主務課長に通知しなければならない。

3　主務課長は、第1項の見直しの結果、当該文書等が時間の経過によって必要のなくなったと判断されるときは、総務課長にその旨を通知しなければならない。

4　総務課長は、前項の通知を受けたときは、これを廃棄しなければならない。

2　前条第3項及び第4項の規定は、前項の規定による文書等の保存の見直しについて準用する。この場合において、前条第3項中「主務課長」とあるのは「主務課の属する部の部長等」と、「時間の経過によって」とあるのは「保存の」と読み替えるものとする。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、昭和52年4月1日から適用する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成元年12月23日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成4年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の八潮市文書取扱規程第17条の規定により使用することとなる文書番号の一連番号の使用については、この訓令の施行の日から平成5年3月31日までの間は、この訓令の施行の日前の暦年の文書番号の一連番号を引き続き使用するものとする。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成6年4月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成10年12月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に保存されている文書は、改正後の八潮市文書取扱規程(以下「新規程」という。)の規定によって保存された文書とみなす。

3　新規程第30条の規定の適用については、平成2年度前に発生した文書は、平成元年度に発生した文書として取り扱うものとする。

(施行期日)

1　この訓令中第1条の規定は、平成13年6月1日から、第2条、次項及び附則第3項の規定は八潮市職員の勤務時間、休日及び休暇に関する条例の一部を改正する条例(平成13年八潮市条例第14号)の施行の日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年10月1日から施行する。