○八潮市文書取扱規程
昭和51年6月1日
規程第2号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書等の収受(第7条―第13条)
第3章 文書等の処理(第14条―第20条)
第4章 文書等の浄書及び発送(第21条―第26条)
第5章 文書等の保管及び整理(第27条―第37条)
第6章 文書等の廃棄等(第38条―第42条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、八潮市における文書等の取扱いについて必要な事項を定めることにより事務処理の適正化と能率の向上を図ることを目的とする。
(平18訓令1・一部改正)
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。ただし、資料館等において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものを除く。
(2) 主務課 当該文書等に係る事務を所掌する課をいう。
(3) 電子文書 文書等のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) 総合行政ネットワーク文書 電子文書のうち総合行政ネットワークの電子文書交換システムを利用して交換されるものをいう。
(6) 文書管理システム 電子計算機を用いて、文書の到達、収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理を総合的に管理を行う情報処理システムをいう。
(平18訓令1・追加、令5訓令3・旧第1条の2繰下・一部改正)
(文書等取扱いの原則)
第3条 文書等は、正確かつ迅速丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
2 文書等は、情報公開制度の趣旨にのっとり、適切に管理しなければならない。
3 文書等は、個人情報の保護に留意して適切に管理しなければならない。
4 文書等は、原則として、文書管理システムにより管理するものとする。
(平6訓令1・平14訓令3・平18訓令1・令2訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第2条繰下・一部改正)
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、八潮市における文書等の管理に係る事務(以下「文書事務」という。)を統括する。
2 総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に処理するため、主務課長に対し、必要な指導をすることができる。
3 総務課長は、文書事務の実態について必要な調査をし、主務課長に対して報告を求めることができる。
(令5訓令3・追加)
(主務課長の職務)
第5条 主務課長は、常にその課における文書事務が円滑、適正に処理されるように留意し、必要な指導及び改善をしなければならない。
2 主務課長は、八潮市情報公開条例(平成13年条例第24号)の規定による情報の公開・非公開の区分を定めなければならない。
(平6訓令1・平14訓令3・一部改正、令5訓令3・旧第3条繰下・一部改正)
(文書収受責任者)
第6条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書収受責任者を置く。
2 文書収受責任者は、課長の命を受け、当該課における次に掲げる文書事務を管理する。
(1) 文書等の収受、起案及び発送等の進行管理に関すること。
(2) 文書管理システムの運用に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) その他文書管理に関して必要なこと。
(平18訓令1・令2訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第4条繰下・一部改正)
第2章 文書等の収受
(平18訓令1・改称)
(総務課における文書等の受領等)
第7条 文書等の受領は、総務部総務課(以下「総務課」という。)で行う。ただし、課に直接到達した文書等については、この限りでない。
2 総務課に到達した文書等は、原則として開封しないで主務課に配布する。
3 書留郵便物、配達証明等の郵便物は、特殊郵便物取扱簿(様式第7号)に所要事項を記載し、主務課に配布する。
4 2以上の課に関係ある文書等は、その関係の最も深い課に配布するものとする。
5 郵便料金の未払若しくは不足の文書等又は物品が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は総務課長が収受することが適当であると認めたときに限り、その未払又は不足料金を支払って収受するものとする。
(平6訓令10・平14訓令4・平18訓令1・平19訓令8・平21訓令4・平28訓令4・一部改正、令5訓令3・旧第5条繰下・一部改正)
(勤務を要しない時間に到達した文書)
第8条 勤務時間外に到達した文書等は、当直員が収受し、現金書留、電報その他の特殊郵便物は、当直用文書受付簿(様式第8号)に所要事項を記載し、翌日総務課又は次の当直員に引き継がなければならない。
(令5訓令3・追加)
2 審査請求等で収受の月日が権利の得喪に関係あるものは、第1項に定める手続のほか、当該文書の欄外に受付の時間を明記し、その部分に取扱者が認印し、封筒はこれに添付するものとする。
(1) 第1項ただし書の規定により受付印の押印が省略されたもの
(2) 文書管理システムにより難いもの
4 前項の規定にかかわらず、課の個別事務で特定の台帳、受付簿等を用いることが適当であると認められるものは、当該課長等が定める台帳、受付簿等を用いることができる。
5 各課に配布され、又は到達した文書等の中に当該課の所掌事務に属さない文書等があった場合には、当該文書等を次に定めるところにより転送し、又は返付するものとする。
(1) 主務課が明らかな文書等は、直ちに主務課に転送するものとする。
(2) 主務課が明らかでない文書等は、直ちに総務課に返付し、又は転送するものとする。
6 職員が出張先等において受領した文書等は、速やかに主務課に回付しなければならない。
(令5訓令3・追加)
(親展文書の処理)
第10条 市長、副市長又は部長宛ての親展文書は、市長、副市長又は部長が自ら処理する場合を除き、主務課において取り扱うものとする。
(平18訓令1・追加、平19訓令1・平28訓令4・一部改正、令5訓令3・旧第5条の2繰下)
(電子文書の受領等)
第11条 電子文書は、電気通信回線を利用して受領することができる。
(令5訓令3・全改・旧第5条の3繰下)
(1) 収受日等の必要な事項及び収受文書を文書管理システムに登録し、文書番号を取得するものとする。ただし、定例又は簡易であると主務課長が認める文書等については、文書番号の取得を省略することができる。
(2) 電磁的記録でない収受文書は、当該文書に押印した収受印内に所定事項を記入するものとする。
(4) 電磁的記録でない収受文書が大量である等の理由により前号の変換を行い難い場合は、収受日等の必要な事項のみを登録するものとする。
(令5訓令3・追加)
(総合行政ネットワーク文書の収受等)
第13条 総合行政ネットワーク文書の収受は、総務課において行う。
2 総務課は、総合行政ネットワーク文書を収受した場合は、電子署名を検証したうえで収受し、主務課に転送する。
(平18訓令1・追加、令5訓令3・旧第5条の4繰下・一部改正)
第3章 文書等の処理
(平18訓令1・改称)
(文書等の処理)
第14条 文書収受責任者は、文書等が配布され、又は到達したときは、直ちに課長の供覧を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。
2 文書等の供覧は、原則として、文書管理システムで行う。ただし、電磁的記録でない文書が大量である等の理由により電子文書に変換し難い場合は、文書管理システムから出力した用紙を添付して行うことができる。
3 主務課長は、文書等を閲覧し、必要があるものについては処理の方針を主務係長に示して、速やかにその処理をさせなければならない。
4 主務課長は、重要又は特に指示を必要と認められる文書等については速やかに上司に供覧し、指示を受けるものとする。
(平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第6条繰下・一部改正)
(即日起案の原則)
第15条 文書の起案者は、起案に当たっては、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要する場合は、あらかじめ課長の承認を得るものとする。
(令5訓令3・旧第7条繰下)
(起案の要領)
第16条 起案は、原則として、文書管理システムで行い、電子決裁(電子的な方法で回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。)により行うものとする。
2 前項の規定により難いものについては、文書管理システムに所要事項を登録し、文書管理システムから出力した用紙を添付し、紙決裁(紙文書により回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。)により行うことができる。
(1) 照会等で軽易な事案に係る起案 当該文書の余白
(2) 所定の様式で処理できる起案 当該所定の様式
(3) 定例的な事案に係る起案 課長が認める帳票又は用紙
4 起案に当たっては、起案の理由、経過の概要等の説明事項を記載し、必要な書類を添付し、必要に応じて参考となる資料を添付するものとする。
5 緊急の処理を要するものその他特別の取扱いを必要とするものは、その旨を表示するものとする。
6 文書等の用字、用語、文体、書式等については、八潮市公文例規程(昭和51年規程第3号)の定めるところによる。
(平18訓令1・全改、令5訓令3・旧第8条繰下・一部改正)
(決裁区分の表示)
第17条 決裁文書には、次により、その決裁区分を表示しなければならない。
(1) 市長の決裁を要する事項
(2) 副市長の専決に属する事項
(3) 部長の専決に属する事項
(4) 副部長の専決に属する事項
(5) 課長の専決に属する事項
(平6訓令1・平19訓令1・平27訓令2・一部改正、令5訓令3・旧第9条繰下)
(回議)
第18条 起案文書は、係長、副課長、課長、副部長、部長、副市長、市長の順序により決裁を受けるものとする。
(平5訓令5・平19訓令1・平27訓令2・一部改正、令5訓令3・旧第10条繰下)
(合議)
第19条 起案の内容が他の部又は他の課に関係を有する場合は、当該起案文書を関係部課に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、相互に協議して調整するものとし、なお調整ができないときは、意見を付しておかなければならない。
3 電子決裁起案における関係部課の承認は、紙決裁起案における合議とみなす。
(令5訓令3・旧第11条繰下・一部改正)
(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)
第20条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。
2 起案の内容が、秘密を要するもの又は特に慎重な取扱いを要するものは、主務課長その他主務課長が指定する者が持ち回る方法により回議又は合議するものとする。
3 八潮市事務決裁規程(昭和49年規程第10号)の定めるところにより代決又は後閲をするときは、次に掲げる方法によるものとする。
(1) 電子決裁起案にあっては、あらかじめ代決する者を文書管理システムに登録するものとする。ただし、あらかじめ登録することができない場合は、この限りでない。
(2) 電子決裁起案にあって、後閲を要するものについては「後閲」と表示しておかなければならない。
(3) 紙決裁起案にあっては、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し、後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。
4 紙決裁起案に係る起案文書の修正の場合は、原則として赤色を用いて行うものとし、内容の重大な変更を伴う修正については、当該修正部分に修正者が押印するものとする。
5 起案文書の内容について、回議又は合議の結果重大な修正が行われたとき、又は廃案となったときは、主務課長は、回議又は合議を終えた関係者にその旨通知しなければならない。
(平18訓令1・平19訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第12条繰下・一部改正)
第4章 文書等の浄書及び発送
(平18訓令1・改称)
(浄書)
第21条 決裁を終えた文書等で、その内容が発送を要するものは、文書番号、年月日を記入の上、浄書し照合しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合においては、文書番号を省略することができる。
(1) 簡易又は定例的な通知、挨拶状等
(2) 法令等において様式に定めがあるもの
(平6訓令1・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第13条繰下・一部改正)
(公印の押印等)
第22条 発送する文書等は、浄書及び照合した後、文書管理システムで公印承認申請を行い、承認を受けた上で所定の箇所に公印(重要なものにあっては割印を含む。)を押印するものとする。
2 第15条の2の規定により電気通信回線を利用して発送する電子文書は、公印の押印に代えて、当該電子文書に電子署名の付与を受けなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、公印の押印又は電子署名の付与を省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 照会、回答、報告、通知、依頼等に係る軽易な文書
(平9訓令2・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第14条繰下・一部改正)
2 文書取扱責任者は、総務課において文書を発送する場合は、総務課長が指定する時刻までに発送する文書を総務課に送付しなければならない。
3 発送文書のうち、親展文書又は書留、速達その他特殊郵便物とする扱いのものについては、主務課において発送する。
4 文書等を発送しようとするときは、主務課において文書管理システムに所要事項を記入するものとする。
(平6訓令1・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第15条繰下・一部改正)
(電気通信回線を利用した文書等の発送)
第24条 電子文書の発送は、電気通信回線を利用して行うことができる。
2 電子文書に電子署名を付与して発送する場合及び総合行政ネットワーク文書を発送する場合は、施行文に当該決裁文書を添えて、総務課に回付し、これを行うものとする。
(平18訓令1・追加、令5訓令3・旧第15条の2繰下・一部改正)
(郵便切手等の受払い)
第25条 総務課において発送する文書等に使用する郵便切手、はがき等は郵便切手等受払簿(様式第10号)又は郵便料金計器により、その出納を明確にしておかなければならない。
(平6訓令10・平14訓令4・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第16条繰下・一部改正)
(記号及び番号)
第26条 文書番号は、次の各号に掲げる文字を順に組み合わせて作成する。
(1) 八潮
(2) 所属課の頭文字(これにより難い場合は、総務課と協議し決定した文字)
(3) 文書番号は、会計年度による一連番号とする。ただし、法令その他特に定めがあるもの又は総務課長が暦年によることが適当と認めたものは、暦年による一連番号を付するものとする。
(4) 文書番号は、1件について1箇とする。
(平4訓令13・平9訓令2・平14訓令4・令2訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第17条繰下・一部改正)
第5章 文書等の保管及び整理
(平6訓令1・全改、平18訓令1・改称)
(文書等の保管原則)
第27条 文書等(電子文書を除く。)は、ファイリングシステムにより整理、保管及び保存するものとする。
2 各課に共通する文書等は、共通文書分類表(別表第1)に従い保管しなければならない。
(平6訓令1・全改、平18訓令1・令2訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第18条繰下・一部改正)
(保管単位)
第28条 保管は、課単位で行うものとする。ただし、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
(平6訓令1・全改、平14訓令4・一部改正、令5訓令3・旧第19条繰下・一部改正)
(ファイル責任者及びファイル担当者)
第29条 文書等を系統的に分類及び整理するため、前条の保管単位ごとにファイル責任者を置く。
2 ファイル責任者は、主務課長の命を受けて次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書等の整理、保管、引き継ぎ、保存、延長及び廃棄に関すること。
(2) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) その他文書事務に関して必要なこと。
3 係にファイル担当者1人を置く。
4 ファイル担当者は、ファイリングシステムの維持管理について、ファイル責任者を補佐する。
(平6訓令1・全改、平10訓令5・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第20条繰下・一部改正)
(保管用具)
第30条 文書等(電子文書を除く。)の整理及び保管は、原則として3段キャビネット及びファイリング用具を使用する。ただし、このキャビネットに収納することが不適当な文書等については、その他のキャビネット、保管庫、図面庫、書棚等ファイリングシステムに適した用具を、総務課長と協議の上、使用することができる。
(平6訓令1・全改、平14訓令4・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第21条繰下・一部改正)
(文書等の保管及び整理)
第31条 文書等(電子文書を除く。)は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの一定の位置に保管するものとし、その他のキャビネットにあってはこれに準じて保管するものとする。
2 現年度文書及び前年度文書の引き出しの使用区分は、原則として現年度分は上2段、前年度分は下1段とし、引き出しラベルは、現年度は白、前年度は青をもって色別表示する。
3 文書等は、執務中を除いては、自己の手元においてはならない。
4 当日中に処理の済まない文書等は、職員ごとの懸案フォルダーに収納し、常に文書等の所在を明らかにしておかなければならない。
(平6訓令1・全改、平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第22条繰下・一部改正)
2 主務課長は、毎年3月31日までに確定した基準表を3部作成し、1部を保管し、2部を総務課長に提出するものとする。
(平6訓令1・全改、平10訓令5・平14訓令4・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第23条繰下・一部改正)
(保存年限及び基準)
第33条 文書等の保存する期間(以下「保存年限」という。)は、次のとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 文書等の保存年限は、別表第2に定める基準に基づき、主務課長が定めるものとする。
(平6訓令1・全改、平10訓令5・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第24条繰下)
(保存年限の起算)
第34条 保存年限は、文書等の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による文書等は、文書等の完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。
(平6訓令1・全改、平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第25条繰下)
(文書等の引継ぎ及び移換え)
第35条 主務課長は、第31条第2項に規定する保管期間経過後引き続き保存する文書等について、個別フォルダーごと保存年限別に区分し、基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに、基準表に保存年限及び保存箱引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。
2 総務課長は、引継ぎを受けた個別フォルダーごとに保存年限及び整理番号を記入し、保存年限別の保存箱に移換えするものとする。
3 総務課長は、前項の移換えをした文書等(以下「保存文書」という。)を、保存年限別及び整理番号順に整理し、書庫に収納する。ただし、総務課長が特に必要と認めたときは、別に収納することができる。
(平6訓令1・全改、平10訓令5・平14訓令4・平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第26条繰下・一部改正)
(保存文書の貸出し及び閲覧)
第36条 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする者は、保存文書貸出利用簿(様式第13号)に所定事項を記入しなければならない。
2 保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。
3 第1項の規定により保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をする場合においては、当該保存文書について、これの全部又は一部を抜き取り、取り替え、添削し、又は転貸する等をしてはならない。
(平6訓令1・全改、令2訓令1・令3訓令3・一部改正、令5訓令3・旧第27条繰下)
(電子文書の保存)
第37条 文書管理システムで処理を行った電子文書は、文書管理システムにより整理、保管及び保存するものとする。
2 文書管理システムによる処理を行っていない電子文書を保存しようとするときは、当該電子文書の内容に応じた記録媒体に記録して整理、保管及び保存しなければならない。
3 主務課長は、前項の電子文書の保管に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ、当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。
(平18訓令1・追加、令5訓令3・旧第27条の2繰下・一部改正)
第6章 文書等の廃棄等
(平10訓令5・追加、平18訓令1・改称)
2 主務課長は、完結した文書等について保管又は保存の必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、主務課長は、文書の保存年限の満了に当たり、当該文書をその保存年限を超えて保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後に、これを更に延長しようとするときも、同様とする。
(平10訓令5・追加、平18訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第28条繰下・一部改正)
(電子文書の廃棄)
第39条 主務課長は、第37条第2項に規定する電子文書について、保管又は保存の必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。この場合において、主務課長は、電子文書を記録媒体から消去し、又は復元できない状態にし、不正な利用をされない方法により廃棄しなければならない。
(平18訓令1・追加、令5訓令3・旧第28条の2繰下・一部改正)
(永年保存文書の見直し及び廃棄)
第40条 主務課長は、第33条第1項第1号の文書等については、10年ごとに当該文書等の保存の見直しを行わなければならない。
3 主務課長は、第1項の見直しの結果、当該文書等が時間の経過によって必要のなくなったと判断されるときは、総務課長にその旨を通知しなければならない。
4 総務課長は、前項の通知を受けたときは、これを廃棄しなければならない。
(平10訓令5・追加、平14訓令4・平18訓令1・令2訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第30条繰下・一部改正)
第41条 前条第1項の規定にかかわらず、市長が特に必要と認めたときは、第33条第1項第1号の文書等の保存の見直しを行うことができる。
(令5訓令3・追加)
(平10訓令5・追加、平14訓令4・平18訓令1・令2訓令1・一部改正、令5訓令3・旧第31条繰下・一部改正)
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和52年規程第4号)
この規程は、公布の日から施行し、昭和52年4月1日から適用する。
附則(昭和52年規程第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和56年規程第6号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成元年訓令第8号)
この訓令は、平成元年12月23日から施行する。
附則(平成4年訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成4年4月1日から適用する。
附則(平成4年訓令第13号)
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の八潮市文書取扱規程第17条の規定により使用することとなる文書番号の一連番号の使用については、この訓令の施行の日から平成5年3月31日までの間は、この訓令の施行の日前の暦年の文書番号の一連番号を引き続き使用するものとする。
附則(平成5年訓令第5号)
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成5年訓令第11号)
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成6年訓令第1号)
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成6年訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成6年4月1日から適用する。
附則(平成6年訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成7年訓令第8号)
この訓令は、平成7年4月1日から施行する。
附則(平成8年訓令第2号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成9年訓令第2号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成10年訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成10年訓令第5号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成10年12月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に保存されている文書は、改正後の八潮市文書取扱規程(以下「新規程」という。)の規定によって保存された文書とみなす。
3 新規程第30条の規定の適用については、平成2年度前に発生した文書は、平成元年度に発生した文書として取り扱うものとする。
附則(平成13年訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この訓令中第1条の規定は、平成13年6月1日から、第2条、次項及び附則第3項の規定は八潮市職員の勤務時間、休日及び休暇に関する条例の一部を改正する条例(平成13年八潮市条例第14号)の施行の日から施行する。
附則(平成14年訓令第3号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第4号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第1号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年訓令第8号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第4号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第6号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第17号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成22年訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第2号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第2号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第2号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第2号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(平成31年訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第3号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第5号)
この訓令は、令和5年10月1日から施行する。
別表第1(第27条関係)
(平21訓令6・全改、平21訓令17・平22訓令2・平26訓令2・平27訓令2・平29訓令2・平31訓令2・平31訓令3・令2訓令1・令4訓令1・令5訓令3・令5訓令5・一部改正)
第1ガイド | 第2ガイド | 個別フォルダー | 内容・取扱い説明 | 保存年限 |
共通(白) | 共通全般(白) | 庁内通知(全般) | 事務連絡などの通知文(人事・文書などに関するものはそれぞれのフォルダーに、本務に関連するものは当該本務のフォルダーに入れる。) | 随時 |
広報 | 広報やしお等。次号がきたら廃棄。特に必要があればそのまま保管。 | 〃 | ||
統計 | 統計やしお等。次号がきたら廃棄。特に必要があればそのまま保管。 | 〃 | ||
市民意識調査 | 次号がきたら廃棄 | 〃 | ||
町会長・自治会長名簿 | 〃 | 〃 | ||
民生委員・児童委員名簿 | 〃 | 〃 | ||
月間行事予定表 | 不要になった時点で廃棄 | 〃 | ||
事務引継ぎ | 次の引継ぎの時点で廃棄 | 〃 | ||
人事(赤) | 人事通知 | 必要に応じて、その都度廃棄 | 〃 | |
年次有給休暇簿 | 年度経過後、人事主管課に提出 | 1年 | ||
時間外勤務命令簿 |
| 5年 | ||
週休日の振替簿兼休日の代休日の指定簿 | 必要に応じて作成 | 〃 | ||
リフレッシュ休暇 | リフレッシュ休暇申請簿及び計画表。実施後、人事主管課に提出。 | 1年 | ||
職員配置表 | 次号がきたら廃棄 | 随時 | ||
事務分担表 | 不要になった時点で廃棄 | 〃 | ||
職員研修 | 不要になった時点で廃棄(本務における研修は、当該本務のフォルダーに入れる。) | 〃 | ||
出張命令票 |
| 5年 | ||
旅行届 | 不要になった時点で廃棄 | 随時 | ||
会計年度任用職員 | 必要に応じて作成 | 5年 | ||
酒気帯び確認管理簿 | 1年 | |||
文書(青) | 文書通知 | 必要に応じて、その都度廃棄 | 随時 | |
文書収受発送件名簿 |
| 3年 | ||
(元号) 年度ファイル基準表 | 5年間継続後、継続を解除して1年保存。引継ぎの際、文書主管課に提出。 | 継続 | ||
永年文書見直しファイル基準表 |
| 継続 | ||
ファイリングシステム | 研修テキスト等 | 随時 | ||
郵便切手受払簿 | 必要に応じて作成 | 5年 | ||
財産・備品(黄) | 財産台帳 | 必要に応じて作成。量に応じて分冊。 | 継続 | |
備品台帳 | 〃 | 〃 | ||
備品検査 | 検査依頼書、廃棄、所管換等 | 1年 | ||
公用自動車 | 公用自動車運行日誌等 | 〃 | ||
予算(緑) | 予算通知 | 必要に応じて、その都度廃棄 | 随時 | |
予算編成事務マニュアル | 次号がきたら廃棄 | 〃 | ||
予算書 | 当初予算書・補正予算書 | 1年 | ||
当初予算要求書 | 資料含む。 | 〃 | ||
補正予算要求書 | 〃 | 〃 | ||
歳入歳出予算の概要 |
| 〃 | ||
伝票の記入方法 | 次号がきたら廃棄 | 随時 | ||
予算差引伝票 | 5年 | |||
適格請求書等の写し | 10年 | |||
納品書 | 5年 | |||
予算執行計画表・収支予定表 |
| 1年 | ||
課別科目別歳入歳出予算執行状況 |
| 〃 | ||
時間外勤務手当等請求明細書 |
| 〃 | ||
共通物品 | 需要計画表、請求書 | 〃 | ||
決算監査(白) | 監査通知 | 必要に応じて、その都度廃棄 | 随時 | |
主要な施策の成果報告 |
| 1年 | ||
決算書 |
| 〃 | ||
決算監査資料 |
| 〃 | ||
議会(赤) | 議会通知 | 必要に応じて、その都度廃棄 | 随時 | |
議会関係事務提要 | 次号がきたら廃棄 | 〃 | ||
第 回定例会議案 | 予算書・決算書はそれぞれのフォルダーに入れる。量に応じて分冊。 | 1年 | ||
第 回臨時会議案 | 必要に応じて作成 | 〃 | ||
計画・通則(青) | 総合計画(青) | 総合計画 |
| 随時 |
実施計画 |
| 1年 | ||
行政評価 |
| 〃 | ||
行政改革大綱 |
| 随時 | ||
行政改革大綱進行管理 |
| 1年 | ||
個別計画(黄) | 防災計画 |
| 随時 | |
国民保護計画 |
| 〃 | ||
男女共同参画プラン |
| 〃 | ||
次世代育成支援行動計画 |
| 〃 | ||
情報化基本計画 |
| 〃 | ||
高齢者保健福祉計画・介護保険事業計画 |
| 〃 | ||
障害福祉計画・障害者行動計画 |
| 〃 | ||
環境基本計画 |
| 〃 | ||
産業経済振興基本計画 |
| 〃 | ||
都市計画マスタープラン |
| 〃 | ||
庁内会議(緑) | 庁議 | 必要に応じて、その都度廃棄 | 随時 | |
経営戦略会議 | 〃 | 〃 | ||
副部長等政策調整会議 | 〃 | 〃 | ||
シティセールス推進委員会 | 〃 | 〃 | ||
情報化推進委員会 | 〃 | 〃 | ||
計画策定委員会 | 必要に応じて作成 | 1年 | ||
通則(白) | 生涯学習 |
| 随時 | |
CIマニュアル |
| 〃 | ||
電子情報セキュリティ |
| 〃 | ||
附属機関の運営及び委員の委嘱に関する基本指針 |
| 〃 | ||
入札・契約事務マニュアル |
| 〃 | ||
ホームページ操作マニュアル |
| 〃 | ||
環境マネジメントシステム | 〃 | |||
行政手続(赤) | 行政手続条例の手引き | 随時 | ||
標準処理期間 | 〃 | |||
行政指導指針 | 〃 | |||
情報公開条例の手引き | 〃 | |||
個人情報保護条例の手引き | 〃 | |||
個人情報ファイル簿 | 〃 | |||
行政不服審査 | 継続 |
備考
1 第2ガイド「共通全般」は、第1ガイド「共通」内の他の第2ガイドの項目全般にわたるもの、又はそのように独立できない文書をまとめる区分とする。
2 庁内LANを通じて閲覧できる資料等については、フォルダーの作成を省略することができる。ただし、特に備付けを要するものについては、省略することができない。
別表第2(第33条関係)
(平6訓令1・追加、平6訓令8・平7訓令8・平16訓令1・平19訓令1・平19訓令3・平19訓令8・平21訓令6・平22訓令2・平28訓令4・平30訓令2・平31訓令2・令2訓令1・令3訓令3・令5訓令3・令5訓令5・一部改正)
大分類 | 中分類 (小分類) | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
| 諸務 |
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|
○法令、条例、規則等に関する文書 |
|
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| ||
○監督官公庁等の訓令通達等 | ○監督官公庁等の通達等 |
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| ||
| ○主な照会、回答等 |
| ○軽易な照会、回答等 | |||
○補助金等の申請、請求、決定、交付、精算、実績報告等に関する文書 |
|
| ||||
○陳情等に関する重要文書 | ○陳情等に関する文書 |
|
| |||
|
|
| ○各課に共通に存在する管理事務(人事、予算、その他)にかかる文書 | |||
A行政
| 0 行政一般 |
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1 議会 | 議会との連絡に関する重要文書 |
|
|
| ○議会に関する軽易な文書 | |
| ○議決書 |
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2 選挙 |
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|
| ○連絡に関する文書 | |
3 監査 |
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|
|
| ○連絡に関する文書 | |
4 教育 |
|
|
|
| ○連絡に関する文書 | |
5 組織運営 |
|
| ○調査・報告等に関する主な文書 |
| ○調査、報告その他の軽易な文書 | |
6 市制(行政区域) | ○行政区域設定変更に関する文書 ○字名区域設定変更に関する文書 |
|
|
|
| |
7 秘書 | ○市長会に関する文書 ○協議会、諸会議に関する文書 | ○副市長会に関する文書 ○協議会、諸会議に関する軽易な文書 | ○案内、連絡、調査その他の軽易な文書 | |||
8 庶務 (諸務) |
| ○協議会、諸会議に関する重要文書 | ○協議会、諸会議に関する文書 |
| ○庶務に関する軽易な雑件文書 | |
(庁中取締) |
|
| ○庁中取締りに関する文書 |
|
| |
(庁中施設管理) | ○電話の架設、管理に関する重要文書 ○庁舎建設に関する文書 |
| ○電気需給契約書 ○電気設備保安に関する文書 ○庁舎設備に関する文書 ○放送施設に関する文書 | ○電話使用に関する文書 | ○庁内放送依頼書 ○会議室使用に関する文書 | |
9 法制 | ||||||
(例規) | ○条例、規則、訓令等の制定改廃原議書 | ○告示、公告に関する重要文書 | ○公示、公告に関する文書 |
| ○例規に関する軽易な文書 | |
○告示に関する特に重要な文書 |
|
|
|
| ||
(争訟) | ○審査請求、争訟に関する文書 |
| ○争訟に関する軽易な文書 |
|
| |
10 文書 |
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|
| |
(諸務) |
| ○文書取扱いの企画に関する文書 | ○文書取扱いに関する諸文書 |
| ○文書に関する軽易な文書 | |
(公印) | ○公印台帳 | ○公印改廃調整に関する文書 |
|
|
| |
(文書統制) | ○保存文書目録 |
| ○特殊郵便物取扱簿 | ○文書収受発送件名簿 | ○文書管理台帳 | |
| ○廃棄文書目録 |
| ○料金受取人払承認書 |
| ||
11 広報 |
|
|
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| |
(広報) | ○広報やしお(1部) |
|
|
| ○広報に関する軽易な文書 | |
12 統計(諸務) | ○市勢要覧(1部) ○統計やしお(1部) | ○統計調査に関する軽易な文書 | ||||
(国委託統計) | ○基幹統計調査の結果表刊行物で特に重要な文書 | ○基幹統計調査の計画及び執行に関する文書 | ○基幹統計調査の計画及び執行に関する簡易な文書 | |||
(県委任統計) | ○調査報告書・統計書で特に重要な文書 | ○県委託統計調査の計画及び統計執行に関する文書 | ||||
13 市民生活 |
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(諸務) | ○騒音規制法による特定工場施設の届出台帳(常) |
|
|
| ○騒音規制に関する一般文書 | |
(公害) | ○施設の許可台帳(常) |
| ○公害対策の企画調査に関する文書 ○特定工場の施設及び建設 ○特定工場建設作業所等の改善命令、改善勧告に関する文書 |
| ○その他公害に関する軽易な文書 | |
(危機管理) | ○危機管理対策に関する文書 | ○その他危機管理に関する軽易な文書 | ||||
(防災) | ○防災対策に関する文書 | ○その他防災に関する軽易な文書 | ||||
(防犯) |
| ○防犯対策の企画、推進に関する文書 |
| ○防犯協会に関する文書 ○その他防犯に関する軽易な文書 | ||
| ○防犯協会収支証書に関する文書 |
|
| |||
(広聴) | ○一般市民相談に関する文書 ○行政相談に関する文書 ○広聴に関する調査及び広聴連絡に関する文書 | |||||
14 交通 |
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(諸務) |
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| ○交通に関する軽易な文書 | |
(交通安全対策) |
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| ○交通安全対策の企画、推進に関する文書 |
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| |
(交通安全運動) |
|
| ○交通指導員に関する文書 |
|
| |
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|
| ○交通安全協会に関する文書 |
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| |
○交通安全運動に関する文書 |
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| ||||
(交通安全施設) |
|
| ○交通安全施設に関する文書 |
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| |
|
|
| ○交通公園、児童公園設置に関する文書 |
|
| |
(公共交通) | ○公共交通に関する文書 ○路線バスに関する文書 ○つくばエクスプレスに関する文書 | |||||
B人事 | 0 人事一般 | ○職階に関する文書 ○定員及び現業に関する文書 | ○職員き章に関する文書(常) | ○公務災害補償等に関する文書 | ○自治報告人事に関する文書 ○職員の研修、教養に関する文書 | ○人事に関する軽易な雑件文書 |
1 試験任免 | ○職員の任免休職に関する文書 ○職員履歴書(常) ○人事関係記録簿(常) |
|
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|
| |
2 服務賞罰 | ○職員の表彰及び懲戒に関する文書 ○宣誓書に関する文書 |
| ○出勤簿 |
| ○当直日誌 ○時間外勤務等命令書 ○旅行命令票 ○身分証明に関する文書 ○通勤証明に関する文書 ○出勤状況報告に関する文書 ○その他勤務に関する簿冊 | |
3 給与 | ○給与体系の企画、調整に関する文書 ○職員給与台帳 ○退隠料、扶助料の裁定に関する文書(常) |
| ○昇給に関する文書 ○退職に関する議給与の支給に関する文書 ○所得税源泉徴収に関する文書 ○扶養親族認定に関する文書 ○各種給与に関する諸帳簿 |
| ○給与に関する軽易な雑件文書 | |
4 労務厚生 | ○職員団体に関する文書 |
| ○福利厚生事業の助成又は実施に関する文書 ○健康診断に関する文書 | ○労働関係の軽易な文書 ○共済組合に関する文書 | ○福利厚生に関する軽易な文書 ○共済組合に関する雑件文書 | |
C財務 | 0 財務一般 (諸務) | ○重要な財務資料(常) | ○財政計画調査に関する文書 |
|
| ○財務に関する軽易な文書 |
1 予算 |
| ○予算書 | ○予算差引簿 ○支出負担行為票 | ○予算編成資料 ○予算令達に関する文書 ○予算流用関係文書 | ○予算に関する軽易な文書 | |
2 決算 | ○決算書 |
|
|
| ○決算に関する軽易な文書 | |
3 市債 | ○市債台帳(常) | ○起債計画に関する文書 |
|
| ○市債に関する軽易な文書 | |
○長期資金借入に関する文書 |
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| ||
○起債許可申請に関する文書 |
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| ||
4 税務一般 |
| ○課税状況調に関する文書(常) ○概要調書に関する文書(常) ○固定資産評価審査委員会に関する文書(常) | ○埼玉県税務協議会の文書(常) ○越谷税務署管内地区税務協議会の文書(常) |
| ○税制調査に関する軽易な文書(常) | |
5 市民税(普通徴収) | ○市民税普通徴収課税台帳(常) ○市民税普通徴収調定明細に関する文書(常) | ○市民税普通徴収に関する重要な文書(常) ○市民税申告書(常) | ○減免及び審査請求に関する文書(常) ○納税管理人に関する文書 ○諸証明申請書 | ○市民税普通徴収に関する軽易な文書(常) | ||
(特別徴収) | ○市民税特別徴収課税台帳(常) ○市民税特別徴収調定明細に関する文書(常) | ○市民税特別徴収に関する重要な文書(常) ○給与支払報告書及び統括票(常) | ○減免及び審査請求に関する文書(常) ○市民税特別徴収に関する異動届書(常) ○諸証明申請書 | ○市民税特別徴収に関する軽易な文書(常) | ||
(法人) | ○法人設立、名称変更に関する届書(常) ○法人基本台帳 | ○法人市民税課税台帳(常) ○法人税額等に関する通知書(常) ○法人市民税の修正更正決定等に関する文書(常) ○法人市民税に関する申告書(常) ○法人市民税の減免に関する文書(常) | ○法人市民税に関する重要な文書(常) ○法人市民税の調定明細に関する文書(常) | ○諸証明申請書 | ○法人市民税に関する軽易な文書(常) | |
6 固定資産税・都市計画税(全般) | ○名寄帳兼課税台帳 ○納税管理人に関する文書 ○減免に関する文書 ○審査請求に関する文書 | ○調定及び納税通知に関する文書 ○総評価見込調に関する文書 ○課税物件異動に関する文書 ○交付金に関する文書 | ○縦覧に関する文書 | ○閲覧申請書及び諸証明申請書 | ||
(土地) | ○土地評価調書 ○画地認定図 | ○土地評価に関する一般文書 ○土地全件リスト | ○土地に関する軽易な文書 | |||
(家屋) | ○家屋調査票 | ○家屋評価調書 | ○家屋調査に関する一般文書 ○家屋全件リスト | ○家屋に関する軽易な文書 | ||
(償却資産) | ○償却資産評価調書 ○申告書兼課税台帳 ○特例措置に関する文書 ○国・県の配分に関する文書 ○種類別明細 | ○償却資産調査に関する一般文書 | ○償却資産に関する軽易な文書 | |||
7 諸税(軽自動車税) | ○軽自動車税申告書(新規・変更分)(常) ○軽自動車税課税台帳(常) | ○軽自動車税申告書(廃車分)(常) ○その他申告に関する文書(常) ○軽自動車税の減免及び審査請求に関する文書(常) ○軽自動車税の調定統計に関する文書(常) ○軽自動車税の調定明細に関する文書(常) | ○軽自動車に関する文書(常) ○電算による軽自動車全件リスト(常) ○電算による軽自動車税調定表 | ○軽自動車に関する軽易な文書 | ||
8 国民健康保険税 |
|
| ○賦課台帳(常) ○賦課徴収簿 ○原符領収書控 |
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| |
9 徴税 | ○納税貯蓄組合に関する重要な文書(常) ○口座振替申込に関する文書(常) | ○各種市税徴収簿(常) ○滞納整理簿(常) ○差押及び公売に関する文書(常) ○欠損処分及び滞納処分執行停止に関する文書(常) | ○領収書(原付)控(常) ○交付要求に関する文書(常) ○納税誓約に関する文書(常) ○過誤納金充当還付に関する文書(常) | ○徴収嘱託及び受託に関する文書(常) ○納税証明書控(常) ○延納金減免申請に関する文書(常) ○徴収猶予に関する文書(常) ○納税貯蓄組合に関する文書(常) | ○徴収に関する軽易な文書(常) ○口座振替に関する軽易な文書(常) | |
10 税外 (諸務) |
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| ○税外収入に関する軽易な文書 | |
(交付税) | ○地方交付税に関する重要資料 |
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(使用料) |
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| ○調定及び収入に関する主な文書 ○滞納金整理に関する文書 ○欠損処分書減免に関する文書 |
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| |
(負担金) |
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| ○負担金に関する主な文書 |
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11 財産管理 (諸務) | ○土地境界明示に関する文書 |
| ○管理に関する軽易な文書 ○火災保険に関する文書 |
| ○土地建物に関する軽易な文書 | |
(土地) | ○市有土地建物台帳 |
|
|
| ○管理に関する軽易な雑件文書 | |
(建物) | ○土地建物評価に関する重要文書 ○土地建物の登記に関する文書 ○分筆、合筆に関する文書 ○買収、寄付、譲受け、委管処分等に関する文書 ○その他土地建物に関する重要文書 |
| ○土地建物取得に関する軽易な文書 |
|
| |
○国有地に関する重要文書 |
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| ○臨時的の貸借に関する文書 | ||
(構築物) | ○構築物取得関係書 ○構築物寄付採納関係書 ○構築物売却処分関係書 |
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(基本財産) | ○基本財産積立金に関する文書 ○有価証券 |
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| ○基本財産積立金に関する雑件文書 | |
(基金) | ○基金設置に関する文書 ○基金処分に関する文書 | ○基金管理に関する文書 |
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12 会計 (諸務) | ○金融機関契約に関する文書 |
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| ○収支に関する各種報告書 ○会計管理者の行う各種検査に関する文書 ○一時借入金整理簿 ○証紙出納に関する文書 |
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(金銭会計) |
| ○適格請求書等の写し | ○金銭の支払証ひょう類 ○歳入簿 ○歳出簿 ○現金出納簿 ○金銭出納に関する文書 ○収支報告書兼預金明細書 |
| ○金銭会計に関する軽易な文書及び諸帳票簿 | |
(物品会計) | ○公有財産登録管理簿(常) ○備品台帳(常) |
| ○物品寄贈関係文書 | ○物品購入等に関する契約書 ○物品の保管、転換、き損、亡失に関する文書 | ○貸与品、貸与簿及び出納簿 ○物品出納簿 ○物品購入経伺、受付及び発注に関する文書 | |
D住民 | 0 住民一般 |
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(謄抄本証明) |
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| ○戸籍閲覧、謄抄本、証明書交付申請書 | ○住民票閲覧、写し、諸証明交付申請書 | |
1 戸籍 (諸務) | ○帳簿書類保存簿及び書類点検引継簿(常) | ○戸籍に関する通知、回答 ○戸籍事務協議会に関する文書 |
| ○戸籍発収簿(常) ○戸籍に関する往復文書 ○相続税法第58条報告文書(常) |
| |
(調査統計) |
| ○戸籍に関する統計(常) |
| ○人口動態事件簿(常) |
| |
(届出) | ○戸籍簿及び見出し簿(常) ○除籍簿及び見出し簿(常) ○原戸籍簿(常) ○戸籍受付帳(常) ○戸籍副本送付目録(常) ○25年経過戸籍副本送付目録(常) | ○再製原戸籍簿(常) | ○死体埋火葬許可証(常) | ○除籍副本送付目録(常) ○家庭裁判所からの通知文書 ○戸籍届出期間経過通知書(常) ○再製戸籍申請等つづり |
| |
(身分) | ○既決犯罪人名簿(常) ○名寄帳(常) |
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| ○身元調査に関する文書(常) ○発収簿(常) |
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2 住民基本台帳 | ○帳簿書類保存簿(常) |
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| ○住民基本台帳に関する文書(常) | ○住民基本台帳に関する軽易な文書 | |
(諸務) (調査統計) | ○人口世帯異動に関する文書(常) ○戸籍の附票及び見出帳(常) ○除票の見出帳(常) ○除附票の見出帳(常) |
| ○人口異動報告書類(常) | ○住民基本台帳に関する年報、月報、報告書類 |
| |
(届出) | ○住民票及び見出し帳(常) |
| ○除かれた住民票(常) | ○死体埋火葬許可証 | ○異動通知書類(常) | |
○戸籍附票及び見出帳(常) |
| ○除かれた戸籍の附票(常) | ○住民受付帳(常) | ○住民基本台帳法違反通知書(常) | ||
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| ○異動届(常) |
| ||
○除票見出帳(常) |
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| ○母子手帳交付簿(常) | ||
○除附票見出帳(常) |
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| ○妊娠届書及び受付帳(常) | ||
(印鑑) | ○印鑑票(常) | ○除印鑑票 |
| ○印鑑登録証明交付申請書 |
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3 外国人 (諸務) |
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(登録) | ○外国人登録原票(常) ○閉鎖原票及び無効原票 ○登録番号台帳 |
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| ○各種申請書類 ○登録訂正申立書類 ○登録事務に関する文書 ○受付帳(常) ○発収簿(常) | ○証明書交付報告申請書 ○出国通知書 | |
(協定永住) (調査統計) | ○協定永住受理台帳(常) |
| ○協定永住に関する文書 |
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(違反) |
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| ○登録人員異動集計報告書 ○法違反通知書、告発通知書 |
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E経済 | 0 農務 (諸務) | ○農林災害復旧に関する文書 |
| ○農業災害に関する文書 ○農業研究会に関する文書 ○耕地面積調査に関する文書 ○各種農業表彰に関する文書 | ○土壌調査に関する文書 | ○農務に関する軽易な文書 |
(農業経営) |
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| ○農業経営実績調査に関する文書 ○農業改良資金に関する文書 ○農作物共同施設に関する文書 ○土地改良事業に関する文書 |
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(米穀) |
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| ○水陸稲に関する文書 |
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(植物病疫) |
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| ○病虫害共同防除指導に関する文書 |
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1 商工 (諸務) |
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| ○商工業に関する軽易な文書 | |
(商工振興) | ○商工業振興に関する重要文書 ○工場誘致に関する重要文書 ○流通センターに関する重要文書 |
| ○商工業振興に関する文書 ○商工会議所に関する文書 ○工場誘致に関する文書 ○見本市、展示会に関する文書 |
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(金融) |
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| ○融資、預託に関する文書 |
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| |
(計量) |
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| ○計量に関する文書 |
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F民生 | 0 民生一般 (諸務) | ○保護司の任免に関する文書 ○民生(児童)委員の任免に関する文書 ○日赤募金、日赤活動資金収納簿(常) ○人権擁護委員の任免に関する文書 | ○民生(児童)委員推進会に関する文書 ○生活福祉資金に関する文書(常) | ○保護司会に関する文書 ○調査統計報告及び証明に関する文書 ○日赤募金に関する文書 ○人権擁護に関する文書 ○老人クラブに関する文書 |
| ○民生一般に関する軽易な文書 |
1 援護救護 | ○障害者に関する台帳(常) ○児童、母子等に関する台帳(常) ○戦没、戦傷、引揚者援護、軍人恩給等に関する文書 ○行旅病人、死亡人取扱いに関する文書 ○児童扶養(特別)手当受給者名簿(常) ○その他援護、救護に関する重要文書 | ○施設、措置、指導、給付に関する文書(常) ○市条例による年金、手当等受給者名簿(常) | ○生活保護に関する文書 ○生活保護関係台帳 ○障害者援護に関する文書 ○児童、母子等に関する文書 ○老人に関する文書 ○児童扶養手当支給に関する文書 ○戦傷、戦没、引揚者援護、軍人恩給等に関する文書 ○市条例による年金、手当等支給に関する文書 | ○援護、救護に関する軽易な文書 | ||
2 福祉施設 | ○保育所の設置及び管理に関する文書 ○備品台帳(常) ○児童遊園地の設置及び管理に関する重要文書 |
| ○保育所事業の実施及び施設の管理運営に関する文書 ○児童遊園地の実施及び施設運営に関する文書 | ○保育課程に関する諸帳簿(常) | ○福祉施設に関する軽易な文書 | |
○貸付原簿(常) ○備品台帳 | ○貸付金に関する文書(常) |
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○児童福祉施設等の認可に関する文書 ○社会福祉法人設立認可に関する文書 | ||||||
3 災害等援護 | ○災害救助に関する重要文書 | ○災害救助関係統計資料 | ○災害救助に関する文書 |
| ○災害救助に関する軽易な文書 | |
4 労働 | ○労働対策に関する重要文書 |
| ○労働対策に関する文書 |
| ○労働対策に関する軽易な文書 | |
5 衛生 (保健衛生) | ○防疫対策に関する重要文書 | ○公衆衛生行政に関する重要文書 ○感染症に関する重要文書 | ○保健衛生に関する文書 ○予防接種に関する文書 ○感染症に関する文書 ○狂犬病予防に関する文書 | ○環境衛生に関する文書 ○そ族昆虫駆除に関する文書 | ○衛生に関する軽易な文書 | |
(清掃) | ○清掃事業施行に関する重要文書 ○清掃施設の設置に関する重要文書 | ○塵芥処理に関する重要文書 ○車両整備台帳(常) | ○汚物取扱業者委託契約関係書類 ○汚物取扱処理手数料徴収台帳(常) | ○汚物取扱業者許可申請書 ○汚物取扱手数料調定書類 ○特別作業関係書類 ○塵芥処理作業関係書類 ○塵芥処理作業年報 | ○汚物処理申請書 ○作業、日報、月報 | |
6 国民健康保険 | ○国保運営協議会関係文書 | ○国保団体連合会関係文書 ○月報、年報、報告文書 ○給付関係文書 ○被保険者資格得喪届 | ○国民健康保険に関する軽易な文書 | |||
7 国民年金 | ○調査進達文書 | ○国民年金に関する軽易な文書 | ||||
8 介護保険 | ○介護保険に関する重要な文書 ○事業所指定に関する文書 | ○介護保険に関する文書 | ○介護保険に関する軽易な文書 | |||
G建設 | 0 建設一般 (諸務) | ○建設に関する重要文書 |
| ○建設に関する調査資料 |
| ○建設に関する軽易な文書 |
(施設管理) | ○境界確認に関する文書 | ○管理瑕疵に関する文書 | ○道路施設の維持管理に関する文書 ○道路占用申請及び許可に関する文書 |
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1 道路橋梁 (諸務) | ○路線の認定変更廃止に関する文書 ○道路橋梁に関する重要文書、道路台帳及び橋梁台帳 ○用地買収及び寄附等に関する文書 |
| ○道路橋梁に関する調査資料 |
| ○道路橋梁に関する軽易な文書 | |
(施工) | ○工事台帳(常) ○橋梁工事に関する図書 ○測量に伴う成果図書 | ○工事等設計書 ○工事等請負契約書 ○工事記録(写真等) ○私道改良整備に関する文書 | ○工事等に関する諸文書 ○工事に伴う補償に関する文書 ○工事寄附金に関する文書 |
| ○工事等に関する軽易な文書 | |
2 建築 (諸務) | ○建築に関する重要文書 |
| ○工事に関する諸文書 |
| ○建築に関する軽易な文書 | |
(施工) |
| ○工事設計書 ○工事請負契約書 ○工事台帳(常) | ○工事記録 |
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3 住宅 (諸務) | ○市営住宅管理台帳 ○市営住宅管理に関する重要文書 | ○入居住選考に関する文書 |
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| ○市営住宅に関する軽易な文書 | |
(市営住宅) |
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| ○市営住宅管理営繕に関する文書 |
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4 都市計画・街路 (諸務) | ○都市計画決定及び事業認可に関する文書 ○用地買収及び補償に関する文書 ○都市計画に関する重要文書 ○都市計画に関する縦覧文書 | ○都市計画に関する調査資料 | ○都市計画に関する文書 | ○都市計画に関する軽易な文書 | ||
(施工) | ○工事設計書 ○工事請負契約書 ○工事台帳(常) | |||||
(景観) | ○景観に関する重要文書 | ○景観に関する文書 | ○景観に関する軽易な文書 | |||
5 公園緑地 (諸務) | ○公園台帳(常) ○公園緑地に関する重要文書 ○公園開設、廃止に関する文書 ○公園敷地無償貸付契約に関する文書 |
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| ○公園の使用に関する文書 ○公園緑地に関する軽易な文書 | |
(施工) |
| ○工事設計書 ○工事請負契約書 ○工事台帳(常) |
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6 下水道 (諸務) | ○下水道事業に関する重要文書 ○下水道台帳(常) ○下水道受益者負担金に関する文書 |
| ○工事に関する諸文書 |
| ○下水道に関する軽易な文書 | |
(施工) |
| ○工事設計書 ○工事請負契約書 ○工事台帳(常) | ○工事記録 |
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7 区画整理 (諸務) | ○土地物件補償契約に関する重要文書 ○土地区画整理審議会に関する文書(常) ○土地区画整理評価委員会に関する文書(常) | ○土地鑑定に関する文書 |
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| ○区画整理に関する軽易な文書 ○文書収受簿 ○文書管理台帳 | |
(換地) | ○事業計画及び実施計画に関する文書(常) ○建築制限に関する文書 ○地区内の土地権利申告及び調査に関する文書 ○換地計画、仮換地指定に関する文書(常) ○換地処分及び区画整理登記に関する文書(常) ○事業計画及び測量に関する文書 |
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(補償) |
| ○建築物その他物件の移転除却に伴う補償に関する文書 ○建築物の移転除却に伴う占有者の立退補償に関する文書 ○仮換地の指定に伴う補償に関する文書 ○事業に伴うその他の補償に関する文書 |
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(工務) | ○公共施設の引継に関する文書 | ○工事の設計監督及び材料検収に関する文書 ○工事に伴う連絡調整協議に関する文書 ○公共施設維持管理に関する文書 ○自費工事、沿道掘さく等の願いに関する文書 |
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(令5訓令3・一部改正)
様式第2号 削除
(平6訓令10)
様式第3号 削除
(令5訓令3)
様式第4号及び様式第5号 削除
(平6訓令10)
様式第6号 削除
(令5訓令3)
(平6訓令10・全改、令5訓令3・一部改正)
(平6訓令10・全改、平14訓令4・令5訓令3・一部改正)
(令5訓令3・全改)
(平6訓令10・全改、平14訓令4・令5訓令3・一部改正)
(平19訓令3・全改、令5訓令3・一部改正)
(平19訓令3・全改、令5訓令3・一部改正)
(令3訓令3・全改、令5訓令3・一部改正)
様式第14号 削除
(平6訓令10)